Visa familial Kazoku Taizai — faire venir son conjoint et ses enfants au Japon

Documents à fournir pour le COE — guide détaillé

Le COE (在留資格認定証明書 — zairyū shikaku nintei shomeisho) est un certificat délivré par le nyukan à une personne qui prévoit d’entrer au Japon. La demande de COE est déposée au Japon (et non au Vietnam) par le garant.

Documents remis au nyukan au Japon

Dossier standard (épouse et enfant parrainés) :

1. Formulaire de demande de COE (在留資格認定証明書交付申請書) — téléchargez-le sur moj.go.jp et remplissez-le en japonais
2. Photo de 4x3cm × 1 (de la personne parrainée)
3. Copie du certificat de mariage — obtenez-le au Vietnam, puis faites-le traduire et notarier auprès de l’ambassade du Japon
4. Acte de naissance de l’enfant (le cas échéant) — obtenez-le au Vietnam, puis faites-le traduire et notarier
5. Livret vietnamien d’enregistrement du foyer familial — copie + traduction
6. Certificat de résidence du garant au Japon (住民票 — juminhyo, avec la liste des membres de la famille parrainés comme résidents prévus)
7. Certificat d’emploi (在職証明書 — zaishoku shomeisho) délivré par l’entreprise
8. Dernier relevé annuel de revenus (源泉徴収票 — gensen choshuhyo)
9. Certificat d’imposition de la taxe de résidence (市町村民税の課税証明書 — kazei shomeisho) délivré par le kuyakusho
10. Livret bancaire japonais (historique imprimé des transactions des 3-6 derniers mois)
11. Contrat de location (賃貸契約書) ou preuve de propriété du logement
12. Lettre d’invitation (招へい理由書) du garant + lettre de garantie (身元保証書) confirmant la prise en charge des dépenses
13. Photos du garant et de la personne parrainée ensemble (3-5 photos — mariage, voyages, anniversaires) — afin de prouver que la relation est AUTHENTIQUE
14. Impressions des messages LINE / emails couvrant 10-20 pages de conversations (pour prouver des échanges réguliers)

Frais de demande de COE

• Au nyukan : gratuit
• Traduction certifiée des documents vietnamiens : 2-5 millions de VND (les services de traduction au Vietnam sont moins chers qu’au Japon)

Délai de traitement

• 1-3 mois après réception de tous les documents requis par le nyukan
• Généralement 45-60 jours pour un dossier « standard » (revenus suffisants, documents complets, relation clairement établie)
• Le délai peut être plus long si le nyukan demande des documents supplémentaires (généralement 1-2 demandes)

Après la délivrance du COE

• L’original du COE est envoyé au Vietnam par EMS (environ 1 semaine)
• La personne parrainée se présente avec le COE + son passeport + les autres justificatifs pour demander un visa auprès de l’ambassade du Japon à Hanoï ou du consulat général à Hô Chi Minh-Ville
• Le visa est délivré sous 5-7 jours
• Le COE est valable 3 mois : vous devez entrer au Japon pendant cette période

Restrictions de travail pour les membres de la famille parrainés

Le visa Kazoku Taizai autorise un travail à temps partiel de 28 heures/semaine, comme dans le cas d’un visa étudiant :

Règles

• Demander une autorisation au nyukan — « 資格外活動許可 » (shikakugai katsudo kyoka), gratuite et délivrée sous 1-2 semaines
• Dépasser 28 heures/semaine → expulsion
• Il est interdit de travailler dans l’industrie du divertissement pour adultes (風俗営業)

Pour travailler à temps plein → changer de visa

• Pour travailler >28 heures/semaine, vous devez demander votre propre visa (ingénieur / Tokutei Gino)
• Vous devez posséder des compétences en japonais et les qualifications requises
• Le nyukan approuve généralement le changement si vous avez une offre d’emploi d’une entreprise

Conseil pratique

• Une épouse peut entrer avec un visa Kazoku Taizai, étudier le japonais dans une nihongo gakko, puis passer à un visa étudiant après 1-2 ans → obtenir son diplôme → décrocher un visa d’ingénieur → augmenter les revenus du foyer et contribuer aux finances familiales
• Ne restez pas sous le statut Kazoku Taizai pendant 5+ ans sans améliorer votre situation : il peut être difficile d’augmenter les revenus du foyer

Renouvellement annuel du visa

Les visas Kazoku Taizai sont délivrés pour 1 an ou 3 ans à la fois :

Documents pour le renouvellement

1. Demande de prolongation du visa (在留期間更新許可申請書)
2. Photo de 4x3cm
3. Passeport + carte de résidence actuelle
4. Documents du garant : dernier gensen choshuhyo, dernier kazei shomeisho, contrat de location, livret bancaire
5. Documents de la personne parrainée : juminhyo

Le renouvellement est-il facile ou difficile ?

• Premier renouvellement (après la première année) : le nyukan examine attentivement les revenus et les conditions de vie. Si la situation financière du garant reste stable → OK
• À partir du 3e ou du 4e renouvellement : une période de 3 ans est souvent accordée automatiquement en l’absence de problème
• Refus probable : si le garant est au chômage depuis plus de 3 mois ou si son salaire a fortement diminué

Frais de renouvellement

• 4 000 yens (frais du nyukan) + photos + impression des documents
• Délai de traitement : 1-2 mois

5 erreurs susceptibles de compromettre un visa Kazoku Taizai

1. Mentir sur la relation conjugale

• Certaines personnes qui ne sont pas légalement mariées prétendent malgré tout être des « conjoints » afin de faire venir leur partenaire au Japon
• Le nyukan vérifie très attentivement les informations : il peut poser des questions détaillées sur la date du mariage, les deux familles et les photos de mariage ; un seul détail incohérent peut éveiller les soupçons
• Si la fraude est découverte : les deux personnes peuvent être interdites d’entrée au Japon pendant 5-10 ans

2. Ne pas préparer suffisamment de photos et de conversations pour prouver la relation

• Le nyukan veut voir une relation authentique (et non un mariage blanc à des fins d’immigration)
• Préparez 20-30 photos montrant différentes occasions (mariage, réunions avec les deux familles, voyages, anniversaires, célébrations de mariage)
• Des conversations LINE/Zalo couvrant ≥6 mois, à raison de 2-3 échanges/jour (imprimez 30-50 pages)
• En l’absence de preuves suffisantes → le nyukan peut demander des documents supplémentaires 2-3 fois, ce qui prolonge la procédure à 3-6 mois

3. Des revenus insuffisants

• Si les revenus calculés n’atteignent pas le niveau requis → refus du nyukan
• Avant de déposer la demande : calculez les revenus + les dépenses courantes. Une famille de 3 personnes à Tokyo a besoin de ≥28 man/mois après impôts. L’approbation est difficile en dessous de ce niveau
• Solution : augmenter les revenus (rejoindre une entreprise mieux rémunérée), constituer une épargne ou déménager dans une préfecture moins chère (Saitama, Chiba, Ibaraki)

4. Ne pas signaler un divorce ou une perte d’emploi au nyukan

• Le divorce du garant signifie que le visa n’a plus de fondement ; la personne parrainée doit donc quitter le Japon dans les 6 mois ou changer de visa
• Si le garant perd son emploi pendant >3 mois : le nyukan doit en être informé
• Ne pas le signaler → le problème peut être découvert et le visa annulé lors d’un contrôle de routine

5. Traduire les documents avec négligence

• Des dates ou des noms incorrects dans la traduction du certificat de mariage peuvent amener le nyukan à soupçonner une fraude
• Faites appel à une société de traduction proposant une notarisation officielle (ne vous fiez pas à des traducteurs trouvés au hasard sur Facebook)
• Le coût est d’environ 300-500k VND/page, mais cette dépense en vaut la peine

Coût total de l’installation de toute la famille au Japon

Estimation des coûts pour l’arrivée initiale au Japon d’une épouse + 1 enfant :

Il s’agit de frais initiaux ponctuels. Par la suite, les revenus de la famille couvriront les dépenses courantes.

Que faire pendant la première semaine après l’arrivée au Japon ?

1. Enregistrer le juminhyo au kuyakusho dans les 14 jours (épouse/enfant) — guide
2. Inscrire toute la famille à l’assurance maladie KKH — guide
3. Demander une autorisation de travail de 28 heures/semaine au nyukan si l’épouse souhaite travailler
4. Inscrire l’enfant à l’école maternelle / primaire (gratuit via le kuyakusho, qui se chargera de l’affectation)
5. Ouvrir un compte Yuucho au nom de l’épouse pour recevoir son salaire si elle travaille — guide

En résumé

Le visa Kazoku Taizai permet à un conjoint et à des enfants de rejoindre une personne titulaire d’un visa d’ingénieur, d’un Tokutei Gino de type 2 ou d’un statut de résident permanent. Les principales conditions sont des revenus de ≥300-400 man/an et des preuves authentiques du lien familial (photos + conversations couvrant 6+ mois). Le traitement du COE prend 1-3 mois, tandis que le visa délivré par l’ambassade est obtenu sous 5-7 jours. Les membres de la famille parrainés peuvent travailler à temps partiel pendant 28 heures/semaine. Évitez ces 5 erreurs : mentir sur la relation, fournir trop peu de photos, avoir des revenus insuffisants, ne pas signaler un divorce ou une perte d’emploi et négliger les traductions.

S’installer au Japon en famille demande une préparation minutieuse : consultez comment louer un logement au Japon pour choisir un 2LDK suffisamment spacieux, et consultez la communauté vietnamienne par préfecture pour aider votre épouse et vos enfants à s’intégrer. Pour les trajets Tokyo–Osaka durant les premières semaines, utilisez le JR Pass de 7 jours.

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