Enregistrer votre juminhyo au Japon — votre adresse doit être enregistrée dans les 14 jours

Documents à préparer

1. Carte de résident (在留カード) — original
2. Passeport — original
3. Justificatif de domicile — choisissez 1 des documents suivants :
   • Contrat de location (chintai keiyakusho / 賃貸契約書)
   • Facture d’électricité, de gaz ou d’eau indiquant votre nom + votre adresse (si vous en avez déjà une)
   • Documents d’inscription scolaire si vous vivez en résidence universitaire
4. Certificat de départ de votre ancien arrondissement (転出証明書 — tenshutsu shomeisho) — UNIQUEMENT si vous déménagez d’un autre arrondissement au Japon. Demandez-le gratuitement à votre ancien arrondissement avant de déménager. Si vous arrivez du Vietnam pour la première fois, vous n’en avez PAS besoin
5. Carte My Number ou notification (si vous en avez déjà une)
6. Sceau personnel (inkan) — NON obligatoire ; vous pouvez signer à la main

La procédure d’enregistrement en 5 étapes

Étape 1 : Trouver le kuyakusho / shiyakusho compétent

• Les 23 arrondissements de Tokyo, Yokohama, Osaka et les autres grandes villes : kuyakusho (区役所 — bureau de l’arrondissement)
• Les villes plus petites : shiyakusho (市役所 — mairie)
• Les bourgs / villages : machi yakuba (町役場) / mura yakuba (村役場)

Recherchez sur Google Maps : "[nom de l’arrondissement] kuyakusho" — par exemple, "Shibuya kuyakusho". Assurez-vous de vous rendre dans l’arrondissement où vous vivez, et non dans celui où se trouvent votre école ou votre lieu de travail.

Étape 2 : Se rendre au kuyakusho pendant les heures d’ouverture

• Heures d’ouverture : 8:30 a.m. - 17:00 (certains arrondissements restent ouverts jusqu’à 19:00 le jeudi)
• Fermé : les samedis, dimanches et jours fériés
• La première semaine du mois est généralement la plus chargée, avec l’arrivée de nouveaux étudiants et de nombreuses personnes qui déménagent. Venez tôt à 9:00 ou en milieu d’après-midi, vers 14:00, pour réduire l’attente

Étape 3 : Prendre un numéro et remplir le formulaire

Entrez dans le hall et cherchez le guichet "住民登録" (jumin torokuroku — enregistrement des résidents) ou "戸籍住民課" (koseki juminka) :

1. Appuyez sur le bouton "新規登録" (shinki toroku — nouvel enregistrement) → prenez un numéro d’attente
2. Demandez le "住民票異動届" (juminhyo ido todoke — formulaire de changement d’enregistrement de résidence)
3. Remplissez le formulaire : votre nom (en romaji et en katakana), votre date de naissance, votre nouvelle adresse, votre date d’emménagement et le numéro de votre carte de résident

Tous les kuyakusho importants disposent de formulaires en anglais. Demandez à un membre du personnel : "英語の用紙お願いします" (eigo no yoshi onegaishimasu — veuillez me donner un formulaire en anglais).

Étape 4 : Remettre vos documents et attendre

• Remettez le formulaire + les documents au membre du personnel
• Le personnel vérifiera l’ensemble pendant 10-20 minutes
• En cas de problème, un membre du personnel parlant anglais sera appelé pour vous aider
• Donnez votre carte de résident afin que votre nouvelle adresse puisse être imprimée au verso

Étape 5 : Recevoir votre carte de résident mise à jour + imprimer votre juminhyo

• Vous obtiendrez généralement le résultat dans les 30 minutes
• Le verso de votre carte de résident indiquera désormais votre adresse complète en japonais
• Profitez-en pour demander : "住民票のコピーお願いします" (juminhyo no kopi onegaishimasu — veuillez me donner une copie de mon juminhyo). Les frais sont de 300 yen/copy
• Demandez 2-3 copies par précaution : pour la banque, votre entreprise et vos besoins futurs

Imprimer des copies de votre juminhyo plus tard — pour louer un logement, effectuer des démarches bancaires, etc.

Après votre premier enregistrement, vous avez 3 moyens d’obtenir des copies quand vous en avez besoin :

Option 1 : En demander une au kuyakusho

• Requis : carte de résident
• Frais : 300 yen/copy
• Délai de traitement : 15-30 minutes

Option 2 : Carte My Number + supérette (7-Eleven, Family Mart…)

• Requis : carte My Number + code PIN à 4 chiffres
• Frais : 200 yen/copy (moins cher qu’au kuyakusho)
• Délai de traitement : 5 minutes avec un photocopieur multifonction
• Disponible : 6:30 a.m. - 23:00 → beaucoup plus pratique que le kuyakusho
• → C’est pourquoi vous devriez demander une carte My Number rapidement

Option 3 : En ligne via le portail My Number

• Requis : carte My Number + lecteur de carte
• Frais : 0 yen (mais vous devez acheter un lecteur coûtant ~3,000 yen)
• Le PDF est envoyé par e-mail

💡 Conseils : demandez votre carte My Number immédiatement après avoir enregistré votre juminhyo pour la première fois. Vous pouvez faire la demande gratuitement au kuyakusho du même arrondissement et recevoir la carte après 4-6 semaines. Avec une carte My Number, vous pouvez imprimer des copies de votre juminhyo dans n’importe quelle supérette, pour 200 yen, 24/7.

Informations figurant sur un juminhyo — comment le lire

Une copie de juminhyo contient les champs suivants :

Toutes les informations doivent correspondre à celles de votre carte de résident. Même un seul caractère incorrect peut entraîner des questions supplémentaires.

Quand devez-vous mettre à jour votre juminhyo ?

1. Déménagement dans le même arrondissement

• Rendez-vous au kuyakusho de l’arrondissement et remplissez un "転居届" (tenkyo todoke — déclaration de changement d’adresse dans l’arrondissement)
• Apportez votre carte de résident + votre nouveau contrat de location
• Vous disposez de 14 jours pour effectuer la démarche

2. Déménagement dans un autre arrondissement

• Étape 1 : rendez-vous à votre ancien kuyakusho et demandez un "転出証明書" (tenshutsu shomeisho — certificat de départ)
• Étape 2 : dans les 14 jours suivant le déménagement, rendez-vous au nouveau kuyakusho, remettez le certificat et enregistrez-vous à nouveau
• N’essayez pas de faire les deux démarches en une seule fois : vous devez d’abord vous rendre dans l’ancien arrondissement, puis dans le nouveau

3. Mariage / naissance / décès

• Mariage : enregistrez-le au kuyakusho où réside l’une ou l’autre des personnes ; le juminhyo sera mis à jour automatiquement
• Naissance : effectuez la déclaration dans les 14 jours ; l’enfant sera ajouté au juminhyo du parent
• Décès : un membre de la famille doit le déclarer dans les 7 jours

4. Changement de visa — par exemple, du statut d’étudiant aux compétences spécifiques

• Nyukan délivre une nouvelle carte de résident → le kuyakusho met automatiquement à jour le champ "在留資格"
• Aucune autre démarche n’est nécessaire

Cas particulier : vivre dans une share house / une résidence universitaire

De nombreux étudiants étrangers vivent dans des share houses ou des résidences universitaires, en louant un logement à titre individuel sans contrat personnel.

Solution :

• Demandez une attestation de résidence (在住証明 — zaijū shomei) au propriétaire de la share house ou au bureau de gestion de la résidence
• Formulaire : le kuyakusho le fournit gratuitement ; le propriétaire ou l’école le remplit + y appose un sceau
• Remettez-le au kuyakusho avec votre carte de résident → l’enregistrement devrait être accepté

En cas de retour temporaire au Vietnam pendant >1 mois

• Si vous quittez le Japon pendant >1 an avec l’intention de ne pas revenir : vous devez déposer un "転出届" (tenshutsu — déclaration de départ) au kuyakusho ; dans le cas contraire, vous risquez une amende
• Si votre absence dure <1 an ou si vous disposez d’un permis de rentrée : ce n’est pas obligatoire
• À votre retour au Japon, si vous emménagez dans un nouveau logement : suivez la même procédure que pour un premier enregistrement

5 erreurs fréquentes

1. S’enregistrer avec plus de 14 jours de retard : une amende de 50k yen et d’éventuels problèmes lors du renouvellement du visa
2. Se rendre dans le mauvais arrondissement : vous serez renvoyé si vous allez au mauvais kuyakusho. Recherchez "[code postal] kuyakusho" sur Google Maps pour vérifier
3. Écrire votre nom différemment de celui figurant sur votre carte de résident : la carte peut indiquer "NGUYEN THI AN" tandis que le formulaire indique "Nguyen An" → vous serez interrogé. Recopiez-le EXACTEMENT comme sur la carte
4. Oublier votre contrat de location : certains kuyakusho n’acceptent pas une explication orale et exigent un justificatif. Apportez l’original + une copie
5. Ne pas demander de copies supplémentaires dès le début : si vous en avez besoin après votre départ, vous devrez revenir et perdre une demi-journée supplémentaire

En résumé

Un juminhyo est obligatoire dans les 14 jours suivant votre installation à une nouvelle adresse au Japon. Apportez votre carte de résident + votre passeport + votre contrat de location au kuyakusho de l’arrondissement où vous vivez ; la démarche prend environ 30 minutes et coûte 300 yen/copy. Demandez votre carte My Number juste après afin de pouvoir imprimer des copies de votre juminhyo dans les supérettes 24/7 pour 200 yen, ce qui vous évitera de nombreux déplacements par la suite. En cas de déménagement, pensez à obtenir d’abord le certificat tenshutsu auprès de votre ancien kuyakusho, puis à vous enregistrer dans le nouvel arrondissement.

Une fois votre juminhyo en ordre, vous disposez des documents nécessaires pour ouvrir un compte bancaire Yuucho ou trouver un emploi à temps partiel. Après votre installation, commandez une eSIM japonaise avec un numéro de téléphone japonais pour vous inscrire à d’autres services.

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