Emmener un groupe scolaire ou universitaire aux Jeux asiatiques d’Aichi

Étape 3 : Le briefing de sécurité à bord

Faites-le le premier jour avant le départ de l’autocar, puis répétez-en une version courte chaque matin.

• Ceintures attachées dès que l’autocar roule ; il est interdit de rester debout dans l’allée.
• Sacs sous les sièges ou dans les porte-bagages supérieurs ; l’allée doit rester dégagée en permanence.
• Les sorties de secours sont indiquées par l’accompagnateur à l’avant.
• En cas de séparation sur un site : se rendre au point de rassemblement indiqué, ne pas rejoindre seul l’autocar et ne pas quitter la zone du site.
• Le numéro de téléphone du responsable du groupe est inscrit sur une carte que chaque élève porte sur lui, avec le nom et l’adresse de l’hôtel en japonais.
• Hydratation : fin septembre, à Aichi, les températures sont de 20 à 30 °C et l’air est humide. Prévoyez des bouteilles d’eau dans l’autocar et remplissez-les à chaque arrêt.
• La liste des médicaments est conservée par le responsable médical, et non dans les sacs des élèves placés dans la soute.

Étape 4 : Marges à prévoir selon le site

Les organisateurs demandent aux spectateurs d’utiliser les transports en commun ; les autocars privés ont besoin d’un point de dépose convenu à l’avance et le stationnement n’est pas garanti. L’autocar dépose donc le groupe à l’endroit prévu, puis les élèves marchent jusqu’à l’entrée. Intégrez cette marche ainsi que la file d’attente à chaque arrivée.

Tous les temps de trajet dépendent de la circulation. Ces marges sont les nôtres, pas celles des organisateurs : un groupe d’élèves avance lentement lors des contrôles de sécurité et des passages aux toilettes. Pour les cérémonies d’ouverture ou de clôture, prévoyez beaucoup plus de temps : chaque participant est enregistré à l’avance et son identité est contrôlée à l’entrée.

Étape 5 : Des pauses déjeuner adaptées à 40 élèves

Nourrir un groupe scolaire à l’intérieur d’un site est lent et coûteux. Voici des options compatibles avec un autocar :

• Déjeuner préparé par l’hôtel, pris dans l’autocar avant la dépose. L’autocar fait office de cantine, avec un sac-poubelle près de la porte.
• Pique-nique au parc Meijo, près du château de Nagoya, après une matinée à l’IG Arena.
• Galerie commerçante d’Osu pour une heure encadrée dans des stands de restauration bon marché, avec une heure et un point de regroupement fixes.
• Aires de restauration près des villes accueillant les sites pour les journées hors de Nagoya ; demandez à l’opérateur où l’autocar peut s’arrêter.

Évitez de prévoir le déjeuner dans un créneau de 30 minutes. Avec des élèves, rien ne se fait en 30 minutes.

Étape 6 : Des activités pédagogiques adaptées aux temps libres

• Toyota Commemorative Museum of Industry and Technology (Nagoya) : des métiers à tisser aux voitures, comptez une demi-journée.
• SCMAGLEV and Railway Park (Kinjo-futo) : l’histoire du Shinkansen, idéal après une matinée dans le secteur du port de Nagoya.
• Château de Nagoya et palais Hommaru : une séquence historique avant une session à l’IG Arena, juste à côté.
• Toyota Kaikan Museum à Toyota City : les visites de l’usine nécessitent une réservation à l’avance ; prévoyez-la plusieurs semaines avant si vous souhaitez inclure l’aspect industriel.
• Ghibli Park (Nagakute) : les billets à horaire fixe partent vite ; considérez cette visite comme une réservation distincte.

Les billets d’entrée pour les attractions à horaire fixe peuvent être organisés via notre page billets pour les attractions au Japon.

Jour d’arrivée : de Centrair à l’hôtel

Si le groupe atterrit à l’aéroport international Chubu Centrair (situé sur une île à Tokoname, à environ 40 km au sud de Nagoya, soit 45 à 60 minutes par la route), l’autocar peut vous y rejoindre. Centrair ne figure pas dans la liste des transferts à prix fixe d’OlaChill ; indiquez donc les détails du vol dans la même demande de devis que le reste du voyage.

Comment réserver avec OlaChill

Envoyez les dates du voyage, le nombre d’élèves et d’accompagnateurs, l’hôtel, les détails du vol ainsi que les sessions auxquelles vous prévoyez d’assister via le formulaire de devis pour autocar affrété ; vous recevrez une réponse sous 24 heures. Préciser qu’il s’agit d’un groupe scolaire nous aide à choisir un autocar avec des places libres. Demandez les conditions de modification par écrit : les voyages scolaires changent, et vous devez savoir combien cela vous coûtera avant de signer.

FAQ

Faut-il remplir tous les sièges de l’autocar ?

Non. Laissez des places libres pour un élève malade, le matériel et les déplacements des accompagnateurs. Si votre groupe compte 45 personnes, un autocar de 53 places est le bon choix, pas un modèle de 44 places.

Le chauffeur peut-il aider à surveiller les élèves ?

Non. Le chauffeur est responsable du véhicule et de la route. La supervision relève entièrement des accompagnateurs ; établissez donc les ratios comme si le chauffeur n’était pas présent.

Combien de temps à l’avance les élèves doivent-ils arriver sur un site ?

Prévoyez une dépose au moins 90 minutes avant une session en ville, 2 heures plus le trajet pour Toyota ou Okazaki, et beaucoup plus de temps pour les cérémonies avec contrôle d’identité. Consultez les pages officielles des sites pour connaître les horaires d’ouverture des portes.

Où l’autocar attend-il pendant la session ?

À un endroit organisé par l’opérateur, et non à l’entrée du site. Le stationnement est limité et non garanti sur les sites des Jeux. Le groupe marche entre le point de dépose et l’entrée : intégrez donc ce trajet à votre évaluation des risques.

Que doivent avoir les élèves sur eux ?

Une carte avec le numéro de téléphone du responsable et le nom et l’adresse de l’hôtel en japonais, leur billet, une pièce d’identité si elle est requise pour la session, une bouteille d’eau et une veste de pluie. Tout le reste reste dans l’autocar.

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