Registrare il jūminhyō in Giappone — Registrazione obbligatoria dell’indirizzo entro 14 giorni

Documenti necessari

1. Residence card（在留カード） — originale
2. Passport（パスポート） — originale
3. Un documento che dimostri l’indirizzo — uno dei seguenti:
   • contratto di affitto (chintai keiyakusho／賃貸契約書)
   • una bolletta di elettricità, gas o acqua con nome e indirizzo (se già disponibile)
   • se si vive in un dormitorio, un certificato di iscrizione e di assegnazione al dormitorio rilasciato dalla scuola
4. Certificato di trasferimento dal quartiere precedente（転出証明書 — tenshutsu shōmeisho） — necessario soltanto se ci si è trasferiti da un altro quartiere in Giappone. Si ottiene gratuitamente presso l’ufficio comunale di quartiere precedente prima del trasloco. Se si arriva per la prima volta in Giappone dal Vietnam, non è necessario
5. My Number card（マイナンバーカード） o notifica del My Number (se già disponibile)
6. Timbro personale（inkan） — non è obbligatorio. È accettata anche la firma

Procedura di registrazione — 5 passaggi

Passaggio 1: trovare l’ufficio comunale di quartiere／municipio corretto

• Le 23 circoscrizioni speciali di Tokyo, Yokohama, Osaka e altre grandi città: ufficio comunale di quartiere (kuyakusho／区役所)
• Città di dimensioni ridotte: municipio (shiyakusho／市役所 — city hall)
• Comuni／villaggi: ufficio comunale (machi yakuba／町役場)／ufficio del villaggio (mura yakuba／村役場)

Cercare su Google Maps “[nome del quartiere] kuyakusho”. Per esempio, “Shibuya kuyakusho”. Assicurarsi di recarsi nel quartiere in cui si vive realmente, non in quello dove si trovano la scuola o il luogo di lavoro.

Passaggio 2: recarsi all’ufficio durante l’orario di apertura

• Orario di ricevimento: dalle 8:30 alle 17:00 (alcuni quartieri restano aperti fino alle 19:00 il giovedì)
• Giorni di chiusura: sabato, domenica e giorni festivi
• L’inizio del mese è particolarmente affollato (a causa dei nuovi studenti e dei periodi dei traslochi). Verso le 9:00 del mattino o le 14:00 del pomeriggio gli uffici sono generalmente più tranquilli.

Passaggio 3: prendere il numero e compilare i moduli

Entrare nella hall dell’edificio e cercare lo sportello “住民登録” (jūmin tōroku — registrazione dei residenti) o “戸籍住民課” (koseki jūminka — ufficio del registro di famiglia e dei residenti).

1. Premere il pulsante “新規登録” (shinki tōroku — nuova registrazione) e prendere il biglietto con il numero
2. Ritirare il modulo “住民票異動届” (jūminhyō idō todoke — comunicazione di variazione del jūminhyō)
3. Compilare il modulo con nome e cognome (in caratteri latini e katakana), data di nascita, nuovo indirizzo, data del trasferimento e numero della carta di soggiorno

Nei grandi uffici comunali di quartiere sono quasi sempre disponibili moduli in inglese. Dire al personale: “英語の用紙お願いします” (eigo no yōshi onegaishimasu — per favore, un modulo in inglese).

Passaggio 4: consegnare i documenti e attendere

• Consegnare il modulo e i documenti necessari al personale
• La verifica richiede circa 10-20 minuti
• In caso di problemi, un membro del personale che parla inglese fornirà le spiegazioni
• Consegnando la carta di soggiorno, il nuovo indirizzo verrà stampato sul retro

Passaggio 5: ritirare la carta di soggiorno aggiornata e ottenere una copia del jūminhyō

• La procedura viene completata entro 30 minuti
• Sul retro della carta di soggiorno sarà indicato l’indirizzo completo in giapponese
• Conviene dire subito: “住民票のコピーお願いします” (jūminhyō no kopī onegaishimasu — per favore, una copia del jūminhyō). La tariffa è di 300 yen per copia
• Per sicurezza, è consigliabile richiederne 2-3 copie (per la banca, l’azienda e altre procedure)

Come ottenere in seguito una copia del jūminhyō (quando serve per un contratto di affitto, una banca o altro)

Dopo aver completato la registrazione iniziale, se si ha bisogno di una copia del jūminhyō, sono disponibili i tre metodi seguenti.

Metodo 1: fare richiesta presso l’ufficio comunale di quartiere

• Cosa serve: carta di soggiorno
• Tariffa: 300 yen per copia
• Tempo necessario: 15-30 minuti

Metodo 2: My Number card + minimarket (7-Eleven, Family Mart…)

• Cosa serve: My Number card + codice PIN di 4 cifre
• Tariffa: 200 yen per copia (più economica rispetto all’ufficio comunale)
• Tempo necessario: 5 minuti, utilizzando la fotocopiatrice multifunzione
• Orario di utilizzo: dalle 6:30 alle 23:00 → molto più comodo dell’ufficio comunale
• → Per questo è consigliabile richiedere la My Number card il prima possibile

Metodo 3: fare richiesta online tramite Mynaportal

• Cosa serve: My Number card + lettore di carte
• Tariffa: 0 yen (tuttavia è necessario un lettore di carte da circa 3.000 yen)
• Il PDF viene ricevuto via e-mail

💡 Suggerimento: dopo aver registrato il jūminhyō per la prima volta, richiedere subito la My Number card. La procedura può essere effettuata gratuitamente presso l’ufficio comunale di quartiere di competenza e la carta si riceve dopo 4-6 settimane. Con il My Number è possibile ottenere una copia del jūminhyō a 200 yen, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, presso qualsiasi minimarket.

Informazioni riportate sul jūminhyō — come leggerle

Sulla copia del jūminhyō sono riportati i seguenti elementi.

Tutte le informazioni devono corrispondere a quelle riportate sulla carta di soggiorno. Anche una sola lettera diversa può comportare una richiesta di verifica.

Quando è necessario modificare il jūminhyō

1. Trasferimento all’interno dello stesso quartiere

• Recarsi all’ufficio comunale di quartiere e compilare il “転居届” (tenkyo todoke — comunicazione di cambio di indirizzo all’interno dello stesso quartiere)
• Portare la carta di soggiorno e il nuovo contratto di affitto
• Completare la procedura entro 14 giorni

2. Trasferimento in un altro quartiere

• Passaggio 1: ottenere il “転出証明書” (tenshutsu shōmeisho — certificato di trasferimento) presso l’ufficio comunale del quartiere precedente
• Passaggio 2: entro 14 giorni dal trasloco, consegnare questo documento al nuovo quartiere e registrare nuovamente l’indirizzo
• Le due procedure non possono essere svolte contemporaneamente. È obbligatorio recarsi prima all’ufficio del quartiere precedente e successivamente a quello del nuovo quartiere

3. In caso di matrimonio／nascita／decesso

• Matrimonio: presentando la dichiarazione presso l’ufficio comunale del quartiere in cui vive uno dei due coniugi, il jūminhyō viene aggiornato automaticamente
• Nascita: se la nascita viene dichiarata entro 14 giorni, il bambino viene aggiunto al jūminhyō dei genitori
• Decesso: un familiare deve presentare la dichiarazione entro 7 giorni

4. Quando si cambia visto (per esempio da studio a Specified Skills)

• Quando l’ufficio immigrazione emette una nuova carta di soggiorno, l’ufficio comunale aggiorna automaticamente la voce “資格 di soggiorno”
• Non sono necessarie ulteriori procedure

Caso particolare: chi vive in una share house／dormitorio per studenti

Molti studenti internazionali vivono in una share house o nel dormitorio della scuola. In queste sistemazioni il contratto può essere stipulato per numero di persone e potrebbe non esistere un contratto di affitto individuale.

Come procedere:

• Chiedere al proprietario della share house o al responsabile del dormitorio di rilasciare un certificato di residenza (在住証明 — zaijū shōmei)
• Il modulo può essere ottenuto gratuitamente presso l’ufficio comunale di quartiere. Il proprietario o la scuola dovrà compilarlo e apporvi il timbro
• Consegnandolo all’ufficio comunale insieme alla carta di soggiorno, sarà possibile completare la registrazione

Se si torna temporaneamente in Vietnam per più di 1 mese

• Se si lascia il Giappone per oltre 1 anno e non si intende tornare: è necessario presentare il “転出届” (tenshutsu — comunicazione di trasferimento) presso l’ufficio comunale di quartiere. In caso contrario si rischia una multa
• Per un soggiorno inferiore a 1 anno, oppure se si dispone di un permesso di rientro: non è necessario
• Se si torna in Giappone e ci si trasferisce in una nuova casa: bisogna seguire la stessa procedura prevista per una nuova registrazione

I 5 errori più comuni

1. Registrarsi oltre i 14 giorni: può comportare una multa di 50.000 yen e influire sul rinnovo del periodo di soggiorno
2. Sbagliare quartiere: se ci si reca all’ufficio comunale sbagliato, la procedura non verrà accettata. Verificare cercando su Google Maps “[codice postale] kuyakusho”
3. Scrivere un nome diverso da quello sulla carta di soggiorno: se sulla carta compare “NGUYEN THI AN” ma sul modulo si scrive “Nguyen An”, verrà richiesta una verifica. Ricopiare esattamente la grafia riportata sulla carta
4. Dimenticare il contratto di affitto: alcuni uffici comunali non accettano soltanto una spiegazione verbale. Portare l’originale e una copia
5. Non richiedere subito copie aggiuntive: se diventano necessarie dopo essere tornati a casa, si dovrà tornare una seconda volta all’ufficio comunale, perdendo mezza giornata

In sintesi

Quando si inizia a vivere a un nuovo indirizzo in Giappone, è obbligatorio registrare il jūminhyō entro 14 giorni. Portando la carta di soggiorno, il passaporto e il contratto di affitto all’ufficio comunale del quartiere in cui si vive, la procedura si completa in circa 30 minuti. Una copia del jūminhyō costa 300 yen. Richiedere subito dopo la My Number card permette di ottenere copie del jūminhyō nei minimarket a 200 yen, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, riducendo notevolmente le incombenze successive. In caso di trasloco, bisogna prima ottenere il certificato di trasferimento presso l’ufficio comunale del quartiere precedente e poi registrarsi nel nuovo quartiere.

Una volta completata la procedura del jūminhyō, si avranno tutti i documenti necessari per aprire un conto presso ゆうちょ銀行 (Japan Post Bank) e cercare un lavoro part-time. Quando la vita quotidiana si sarà stabilizzata, si potrà sottoscrivere una eSIM con numero di telefono giapponese e registrarsi anche agli altri servizi.