Portare un gruppo scolastico o universitario agli Asian Games di Aichi

Passaggio 3: briefing sulla sicurezza a bordo

Fatelo il primo giorno, prima che l’autobus parta, e ripetetene una versione breve ogni mattina.

• Cinture allacciate ogni volta che l’autobus è in movimento; è vietato stare in piedi nel corridoio.
• Borse sotto i sedili o nella cappelliera, con il corridoio sempre libero.
• L’accompagnatore davanti deve indicare le uscite di emergenza.
• Cosa fare se ci si separa dal gruppo in una sede: recarsi al punto di ritrovo indicato, non andare da soli all’autobus e non lasciare l’area della sede.
• Il numero di telefono del responsabile del gruppo deve essere scritto su un cartoncino che ogni studente porta con sé, insieme al nome e all’indirizzo dell’hotel in giapponese.
• Idratazione: a fine settembre ad Aichi ci sono da 20 a 30 °C e il clima è umido. Tenete bottiglie d’acqua sull’autobus e riempitele a ogni sosta.
• L’elenco dei farmaci deve essere custodito dal responsabile medico, non nelle borse degli studenti nel vano bagagli.

Passaggio 4: margini di tempo per l’arrivo in base alla sede

Gli organizzatori chiedono agli spettatori di usare i mezzi pubblici; gli autobus privati hanno bisogno di un punto di sosta concordato in anticipo e il parcheggio non è garantito. L’autobus lascerà quindi il gruppo in un punto stabilito e gli studenti raggiungeranno a piedi l’ingresso. Calcolate per ogni arrivo sia il tragitto a piedi sia la coda.

Tutti i tempi su strada dipendono dal traffico. I margini indicati sono una nostra raccomandazione, non quella degli organizzatori: un gruppo di studenti si muove lentamente ai controlli di sicurezza e ai servizi igienici. Per la cerimonia di apertura o di chiusura calcolate molto più tempo: ogni partecipante viene registrato in anticipo e deve esibire un documento all’ingresso.

Passaggio 5: soste pranzo adatte a 40 studenti

Far mangiare un gruppo scolastico all’interno di una sede è lento e costoso. Ecco alcune opzioni compatibili con l’uso di un autobus:

• Pranzo al sacco preparato dall’hotel e consumato sull’autobus prima della discesa. L’autobus diventa la mensa, con un sacco per i rifiuti accanto alla porta.
• Picnic al Meijo Park vicino al Castello di Nagoya, dopo una mattinata alla IG Arena.
• Galleria commerciale di Osu per un’ora supervisionata tra bancarelle gastronomiche economiche, con orario e punto di ritrovo prestabiliti.
• Aree ristoro nei dintorni della città che ospita la sede, per le giornate fuori Nagoya; chiedete all’operatore di suggerire un punto in cui l’autobus possa fermarsi.

Evitate di programmare il pranzo in un intervallo di 30 minuti. Con gli studenti, nulla si conclude in 30 minuti.

Passaggio 6: attività educative da inserire nei momenti liberi

• Toyota Commemorative Museum of Industry and Technology (Nagoya): dai telai alle automobili, mezza giornata.
• SCMAGLEV and Railway Park (Kinjo-futo): la storia dello Shinkansen, ideale dopo una mattinata nella zona del porto di Nagoya.
• Castello di Nagoya e Hommaru Palace: una visita storica prima di una sessione alla IG Arena, che si trova accanto.
• Toyota Kaikan Museum a Toyota City: le visite allo stabilimento richiedono una prenotazione anticipata, quindi organizzatevi con settimane di anticipo se volete includere la fabbrica.
• Ghibli Park (Nagakute): i biglietti con ingresso a orario vanno esauriti; consideratelo come una prenotazione separata.

I biglietti d’ingresso per le attrazioni con accesso a orario possono essere organizzati tramite la nostra pagina biglietti per le attrazioni in Giappone.

Giorno di arrivo: da Centrair all’hotel

Se il gruppo arriva in aereo all’Aeroporto Internazionale Chubu Centrair (su un’isola a Tokoname, circa 40 km a sud di Nagoya, da 45 a 60 minuti su strada), l’autobus può venirvi a prendere lì. Centrair non fa parte dell’elenco dei trasferimenti a prezzo fisso di OlaChill, quindi inserite i dettagli del volo nella stessa richiesta di preventivo del resto del viaggio.

Come prenotare con OlaChill

Invia le date del viaggio, il numero di studenti e accompagnatori, l’hotel, i dettagli del volo e le sessioni a cui prevedi di assistere tramite il modulo per il preventivo di un autobus con conducente; riceverai una risposta entro 24 ore e specificare che si tratta di un gruppo scolastico ci aiuta a scegliere un autobus con alcuni posti liberi. Chiedi per iscritto le condizioni per le modifiche: i viaggi scolastici cambiano e dovresti sapere quanto costano prima di firmare.

Domande frequenti

Dovremmo occupare tutti i posti dell’autobus?

No. Lasciate alcuni posti liberi per uno studente malato, per il materiale e per gli spostamenti degli accompagnatori. Se il totale è 45, il veicolo giusto è un autobus da 53 posti, non uno da 44.

L’autista può aiutare a sorvegliare gli studenti?

No. L’autista è responsabile del veicolo e della strada. La supervisione spetta interamente agli accompagnatori, quindi calcolate i rapporti come se l’autista non fosse presente.

Con quanto anticipo devono arrivare gli studenti in una sede?

Prevedete la discesa almeno 90 minuti prima di una sessione in città, 2 ore più il viaggio per Toyota o Okazaki e molto più tempo per le cerimonie con i controlli dei documenti. Verificate gli orari di apertura dei cancelli sulle pagine ufficiali delle sedi.

Dove aspetta l’autobus durante la sessione?

In un punto organizzato dall’operatore, non davanti all’ingresso della sede. I parcheggi presso le sedi dei Giochi sono limitati e non garantiti. Il gruppo deve camminare dal punto di discesa all’ingresso, quindi includete questo aspetto nella valutazione dei rischi.

Cosa devono portare con sé gli studenti?

Un cartoncino con il numero di telefono del responsabile e il nome e l’indirizzo dell’hotel in giapponese, il biglietto, un documento se richiesto per la sessione, una bottiglia d’acqua e una giacca impermeabile. Tutto il resto rimane sull’autobus.

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