Đăng ký Juminhyo tại Nhật — địa chỉ cư trú bắt buộc trong 14 ngày

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Residence card (在留カード) — bản gốc
2. Passport — bản gốc
3. Giấy chứng minh địa chỉ — chọn 1 trong:
   • Hợp đồng thuê nhà (chintai keiyakusho / 賃貸契約書)
   • Hoá đơn điện/ga/nước có tên + địa chỉ (nếu đã có)
   • Giấy đăng ký trường nếu ở ký túc
4. Giấy chuyển đi từ quận cũ (転出証明書 — tenshutsu shomeisho) — CHỈ khi chuyển từ quận khác tại Nhật. Ra quận cũ lấy miễn phí trước khi chuyển, còn nếu từ VN sang lần đầu thì KHÔNG cần
5. My number card hoặc thông báo (nếu đã có)
6. Con dấu cá nhân (inkan) — KHÔNG bắt buộc, viết tay cũng OK

Quy trình đăng ký — 5 bước

Bước 1: Tìm đúng kuyakusho / shiyakusho

• Tokyo 23 quận, Yokohama, Osaka thành phố lớn: kuyakusho (区役所 — quận)
• Thành phố nhỏ: shiyakusho (市役所 — city hall)
• Thị trấn / làng: machi yakuba (町役場) / mura yakuba (村役場)

Google Maps type: "[tên quận] kuyakusho" — ví dụ "Shibuya kuyakusho". Nhớ quận nơi mày Ở, không phải quận trường/chỗ làm.

Bước 2: Đến kuyakusho trong giờ mở cửa

• Giờ làm: 8:30 sáng - 17:00 chiều (một số quận mở đến 19h thứ 5)
• Nghỉ: thứ 7, chủ nhật, ngày lễ
• Tuần đầu tháng thường đông nhất (sinh viên mới sang, người chuyển nhà). Đi sớm 9h hoặc trưa muộn 14h ít đông hơn

Bước 3: Lấy số thứ tự + điền form

Vào đại sảnh, tìm quầy "住民登録" (jumin torokuroku — đăng ký cư trú) hoặc "戸籍住民課" (koseki juminka):

1. Bấm nút "新規登録" (shinki toroku — đăng ký mới) → lấy số thứ tự
2. Nhận form "住民票異動届" (juminhyo ido todoke — đơn đăng ký biến động cư trú)
3. Điền form: tên (viết romaji lẫn katakana), ngày sinh, địa chỉ mới, ngày chuyển đến, số residence card

Tất cả kuyakusho lớn đều có form tiếng Anh. Hỏi nhân viên: "英語の用紙お願いします" (eigo no yoshi onegaishimasu — cho tôi form tiếng Anh).

Bước 4: Nộp hồ sơ + đợi

• Đưa form + giấy tờ cho nhân viên
• Họ kiểm tra 10-20 phút
• Nếu có vấn đề: nhân viên gọi người biết tiếng Anh ra giải thích
• Đưa residence card để họ in địa chỉ mới mặt sau

Bước 5: Nhận residence card đã update + in juminhyo

• Trong vòng 30 phút có kết quả
• Mặt sau residence card giờ có địa chỉ đầy đủ tiếng Nhật
• Hỏi luôn: "住民票のコピーお願いします" (juminhyo no kopi onegaishimasu — cho tôi bản sao juminhyo). Phí 300 yen/bản
• Xin 2-3 bản cho chắc (ngân hàng + công ty + sau này)

In bản sao juminhyo sau này (khi cần cho thuê nhà, ngân hàng…)

Sau lần đầu đăng ký, mỗi lần cần bản sao mày có 3 cách:

Cách 1: Ra kuyakusho xin

• Cần: residence card
• Phí: 300 yen/bản
• Thời gian: 15-30 phút

Cách 2: My number card + combini (7-Eleven, Family Mart…)

• Cần: my number card + 4-digit PIN
• Phí: 200 yen/bản (rẻ hơn kuyakusho)
• Thời gian: 5 phút, dùng máy photocopy multi-function
• Mở cửa: 6:30 sáng - 23:00 khuya → tiện hơn kuyakusho nhiều
• → Đây là lý do nên làm my number card sớm

Cách 3: Online qua my number portal

• Cần: my number card + card reader
• Phí: 0 yen (nhưng cần máy đọc ~3,000 yen)
• Gửi PDF qua email

💡 Tips: Làm my number card ngay sau khi đăng ký juminhyo lần đầu. Tại kuyakusho cùng quận, làm miễn phí, nhận card sau 4-6 tuần. Có my number = in bản sao juminhyo bất kỳ combini nào, 200 yen, 24/7.

Thông tin trên juminhyo — đọc hiểu

Bản sao juminhyo có các trường:

Mọi thông tin phải khớp với residence card. Sai 1 kí tự là bị hỏi lại.

Khi nào phải đổi juminhyo?

1. Chuyển nhà trong cùng quận

• Ra kuyakusho quận điền "転居届" (tenkyo todoke — báo đổi địa chỉ trong quận)
• Mang residence card + hợp đồng nhà mới
• 14 ngày để làm

2. Chuyển nhà sang quận khác

• Bước 1: Ra kuyakusho cũ lấy "転出証明書" (tenshutsu shomeisho — giấy chuyển đi)
• Bước 2: Trong 14 ngày sau khi chuyển, ra kuyakusho mới nộp giấy này + đăng ký lại
• Đừng làm song song — phải ra quận cũ trước, quận mới sau

3. Kết hôn / sinh con / tử vong

• Kết hôn: đăng ký tại kuyakusho nơi 1 trong 2 bên cư trú, juminhyo auto update
• Sinh con: đăng ký trong 14 ngày, con sẽ được thêm vào juminhyo của cha/mẹ
• Tử vong: người thân khai báo trong 7 ngày

4. Thay visa (ví dụ từ du học sang Specified Skills)

• Nyukan cấp residence card mới → kuyakusho tự cập nhật dòng "在留資格"
• Không cần làm gì thêm

Trường hợp đặc biệt: Ở share house / ký túc xá

Nhiều du học sinh ở share house hoặc ký túc xá trường — thuê theo đầu người, không có hợp đồng riêng.

Giải pháp:

• Xin giấy xác nhận cư trú (在住証明 — zaijū shomei) từ chủ share house hoặc ban quản lý ký túc
• Mẫu đơn: kuyakusho phát miễn phí, chủ/trường điền + đóng dấu
• Nộp kuyakusho cùng residence card → ok đăng ký

Khi về Việt Nam tạm thời >1 tháng

• Nếu ra khỏi Nhật > 1 năm với ý định không quay lại: phải đăng ký "転出届" (tenshutsu — báo chuyển đi) tại kuyakusho, không thì bị phạt
• Nếu < 1 năm hoặc có re-entry permit: không cần
• Khi về Nhật lại + chuyển nhà mới: làm như đăng ký mới

5 lỗi thường gặp

1. Đăng ký chậm >14 ngày: 50k yen phạt, ảnh hưởng visa gia hạn
2. Nhầm quận: ra kuyakusho sai quận → bị trả về. Google Maps "[mã bưu điện] kuyakusho" để chắc
3. Viết tên khác với residence card: một tên trên card là "NGUYEN THI AN", trên form viết "Nguyen An" → bị hỏi. Copy ĐÚNG như card
4. Quên mang hợp đồng nhà: một số kuyakusho không chấp nhận lời nói, bắt buộc giấy. Mang theo bản gốc + bản sao
5. Không xin thêm bản sao lúc đầu: ra về rồi mới cần → phải quay lại, mất thêm 1 buổi

Tổng kết

Juminhyo là bắt buộc trong 14 ngày sau khi đến địa chỉ mới tại Nhật. Mang residence card + passport + hợp đồng nhà ra kuyakusho quận mình ở, 30 phút là xong, 300 yen/bản sao. Làm my number card ngay sau đó để in bản sao juminhyo tại combini 24/7 với 200 yen — tiết kiệm nhiều lần đi lại sau này. Khi chuyển nhà nhớ ra kuyakusho cũ lấy giấy tenshutsu trước, rồi mới đăng ký quận mới.

Đã xong juminhyo là đủ giấy tờ mở ngân hàng Yuucho hoặc tìm việc làm thêm. Sau khi ổn định, đặt eSIM Nhật có SĐT Nhật để đăng ký các dịch vụ khác.