Mendaftarkan Juminhyo di Jepang — Alamat Anda Harus Terdaftar dalam 14 Hari

Dokumen yang perlu disiapkan

1. Residence card (在留カード) — asli
2. Paspor — asli
3. Bukti alamat — pilih 1 dari dokumen berikut:
   • Perjanjian sewa (chintai keiyakusho / 賃貸契約書)
   • Tagihan listrik, gas, atau air yang mencantumkan nama + alamat Anda (jika sudah memilikinya)
   • Dokumen pendaftaran sekolah jika Anda tinggal di asrama
4. Surat keterangan pindah dari distrik sebelumnya (転出証明書 — tenshutsu shomeisho) — HANYA jika Anda pindah dari distrik lain di Jepang. Dapatkan secara gratis dari distrik sebelumnya sebelum pindah. Jika Anda datang dari Vietnam untuk pertama kali, Anda TIDAK memerlukannya
5. Kartu My Number atau pemberitahuannya (jika sudah memilikinya)
6. Stempel pribadi (inkan) — TIDAK diperlukan; Anda dapat menandatangani dokumen dengan tangan

Proses pendaftaran—dalam 5 langkah

Langkah 1: Cari kuyakusho / shiyakusho yang tepat

• Tokyo’s 23 wards, Yokohama, Osaka, dan kota-kota besar lainnya: kuyakusho (区役所 — kantor distrik)
• Kota-kota yang lebih kecil: shiyakusho (市役所 — balai kota)
• Kota kecil / desa: machi yakuba (町役場) / mura yakuba (村役場)

Cari di Google Maps dengan kata kunci: "[ward name] kuyakusho"—misalnya, "Shibuya kuyakusho". Pastikan Anda pergi ke distrik tempat Anda tinggal, bukan distrik tempat sekolah atau tempat kerja Anda berada.

Langkah 2: Datang ke kuyakusho pada jam buka

• Jam buka: 8:30 a.m. - 17:00 (beberapa distrik buka hingga 19:00 pada hari Kamis)
• Tutup: Sabtu, Minggu, dan hari libur nasional
• Minggu pertama setiap bulan biasanya paling ramai karena banyak mahasiswa baru dan orang yang pindah rumah. Datanglah lebih pagi pada pukul 9:00 atau pada sore hari sekitar 14:00 agar antrean lebih singkat

Langkah 3: Ambil nomor antrean dan isi formulir

Masuk ke lobi dan cari loket "住民登録" (jumin torokuroku — pendaftaran penduduk) atau "戸籍住民課" (koseki juminka):

1. Tekan tombol "新規登録" (shinki toroku — pendaftaran baru) → ambil nomor antrean
2. Ambil formulir "住民票異動届" (juminhyo ido todoke — formulir perubahan pendaftaran penduduk)
3. Isi formulir: nama Anda (dalam romaji dan katakana), tanggal lahir, alamat baru, tanggal mulai tinggal, dan nomor residence card

Semua kantor kuyakusho besar menyediakan formulir berbahasa Inggris. Tanyakan kepada petugas: "英語の用紙お願いします" (eigo no yoshi onegaishimasu — tolong berikan formulir bahasa Inggris).

Langkah 4: Serahkan dokumen dan tunggu

• Serahkan formulir + dokumen kepada petugas
• Mereka akan memeriksa semuanya selama 10-20 menit
• Jika ada masalah, petugas yang dapat berbahasa Inggris akan dipanggil untuk membantu
• Serahkan residence card agar alamat baru dapat dicetak di bagian belakang

Langkah 5: Terima residence card yang telah diperbarui + cetak juminhyo

• Biasanya Anda akan mendapatkan hasilnya dalam 30 menit
• Bagian belakang residence card kini akan mencantumkan alamat lengkap Anda dalam bahasa Jepang
• Sekalian tanyakan: "住民票のコピーお願いします" (juminhyo no kopi onegaishimasu — tolong berikan salinan juminhyo saya). Biayanya 300 yen/copy
• Untuk berjaga-jaga, mintalah 2-3 salinan—untuk bank, perusahaan, dan keperluan mendatang

Mencetak salinan juminhyo di kemudian hari—untuk menyewa rumah, perbankan, dan lainnya

Setelah pendaftaran awal, ada 3 cara untuk mendapatkan salinan kapan pun Anda membutuhkannya:

Opsi 1: Memintanya di kuyakusho

• Diperlukan: residence card
• Biaya: 300 yen/copy
• Waktu pemrosesan: 15-30 menit

Opsi 2: Kartu My Number + minimarket (7-Eleven, Family Mart…)

• Diperlukan: kartu My Number + PIN 4 digit
• Biaya: 200 yen/copy (lebih murah daripada kuyakusho)
• Waktu pemrosesan: 5 menit menggunakan mesin fotokopi multifungsi
• Tersedia: 6:30 a.m. - 23:00 → jauh lebih praktis daripada kuyakusho
• → Inilah alasan Anda sebaiknya segera mengajukan kartu My Number

Opsi 3: Secara online melalui portal My Number

• Diperlukan: kartu My Number + card reader
• Biaya: 0 yen (tetapi Anda perlu membeli card reader seharga ~3,000 yen)
• PDF dikirim melalui email

💡 Tips: Segera ajukan kartu My Number setelah pertama kali mendaftarkan juminhyo. Anda dapat mengajukannya secara gratis di kuyakusho dalam distrik yang sama dan menerima kartunya setelah 4-6 minggu. Dengan kartu My Number, Anda dapat mencetak salinan juminhyo di minimarket mana pun, seharga 200 yen, 24/7.

Informasi dalam juminhyo—cara membacanya

Salinan juminhyo memuat kolom-kolom berikut:

Semua informasi harus sesuai dengan residence card Anda. Bahkan satu karakter yang salah dapat menimbulkan pertanyaan tambahan.

Kapan Anda perlu memperbarui juminhyo?

1. Pindah di dalam distrik yang sama

• Pergi ke kuyakusho distrik tersebut dan isi "転居届" (tenkyo todoke — pemberitahuan perubahan alamat dalam distrik)
• Bawa residence card + perjanjian sewa baru
• Anda memiliki waktu 14 hari untuk menyelesaikan prosesnya

2. Pindah ke distrik lain

• Langkah 1: Pergi ke kuyakusho lama dan dapatkan "転出証明書" (tenshutsu shomeisho — surat keterangan pindah)
• Langkah 2: Dalam 14 hari setelah pindah, pergi ke kuyakusho baru, serahkan surat tersebut, lalu lakukan pendaftaran kembali
• Jangan mencoba mengurus keduanya sekaligus—Anda harus mengunjungi distrik lama terlebih dahulu, kemudian distrik baru

3. Pernikahan / kelahiran anak / kematian

• Pernikahan: daftarkan di kuyakusho tempat salah satu pasangan tinggal; juminhyo akan diperbarui secara otomatis
• Kelahiran anak: daftarkan dalam 14 hari; anak akan ditambahkan ke juminhyo orang tua
• Kematian: anggota keluarga harus melaporkannya dalam 7 hari

4. Mengubah visa—misalnya dari status pelajar menjadi Specified Skills

• Nyukan menerbitkan residence card baru → kuyakusho secara otomatis memperbarui kolom "在留資格"
• Tidak diperlukan tindakan tambahan

Kasus khusus: Tinggal di share house / asrama

Banyak mahasiswa internasional tinggal di share house atau asrama sekolah, dengan sistem sewa per orang tanpa kontrak individual.

Solusi:

• Minta surat keterangan domisili (在住証明 — zaijū shomei) dari pemilik share house atau kantor pengelola asrama
• Formulir: kuyakusho menyediakannya secara gratis; pemilik atau sekolah mengisinya + membubuhkan stempel
• Serahkan kepada kuyakusho bersama residence card Anda → pendaftaran seharusnya dapat diterima

Saat sementara kembali ke Vietnam selama >1 bulan

• Jika Anda meninggalkan Jepang selama >1 tahun dengan niat tidak kembali: Anda harus menyerahkan "転出届" (tenshutsu — pemberitahuan pindah keluar) di kuyakusho; jika tidak, Anda mungkin dikenai denda
• Jika Anda akan pergi selama <1 tahun atau memiliki izin masuk kembali: hal ini tidak diwajibkan
• Saat kembali ke Jepang dan pindah ke rumah baru: ikuti proses yang sama seperti pendaftaran baru

5 kesalahan umum

1. Mendaftarkan alamat lebih dari 14 hari setelah pindah: denda 50k yen dan kemungkinan masalah saat memperpanjang visa
2. Datang ke distrik yang salah: Anda akan ditolak di kuyakusho yang salah. Cari "[postal code] kuyakusho" di Google Maps untuk memastikannya
3. Menulis nama berbeda dari yang tercantum di residence card: kartu mungkin mencantumkan "NGUYEN THI AN", sedangkan formulir bertuliskan "Nguyen An" → Anda akan dimintai penjelasan. Salin nama tersebut PERSIS seperti yang tercantum di kartu
4. Lupa membawa perjanjian sewa: beberapa kantor kuyakusho tidak menerima penjelasan lisan dan meminta dokumen pendukung. Bawa dokumen asli + salinannya
5. Tidak meminta salinan tambahan sejak awal: jika membutuhkannya setelah meninggalkan kantor, Anda harus kembali dan kehilangan setengah hari lagi

Ringkasan

Juminhyo wajib didaftarkan dalam 14 hari setelah pindah ke alamat baru di Jepang. Bawa residence card + paspor + perjanjian sewa ke kuyakusho distrik tempat Anda tinggal. Prosesnya memakan waktu sekitar 30 menit, dengan biaya 300 yen/copy. Segera ajukan kartu My Number setelahnya agar Anda dapat mencetak salinan juminhyo di minimarket 24/7 dengan biaya 200 yen—sehingga menghemat banyak kunjungan di kemudian hari. Saat pindah, ingatlah untuk terlebih dahulu mendapatkan surat tenshutsu dari kuyakusho lama, lalu mendaftarkan diri di distrik baru.

Setelah urusan juminhyo selesai, Anda memiliki dokumen yang diperlukan untuk membuka rekening bank Yuucho atau mencari pekerjaan paruh waktu. Setelah semua lebih tertata, pesan Japan eSIM dengan nomor telepon Jepang untuk mendaftar ke layanan lainnya.

---

---