Llevar a un grupo escolar o universitario a los Juegos Asiáticos de Aichi

Paso 3: La charla de seguridad a bordo

Impartidla el primer día, antes de que el autocar se ponga en marcha, y repetid una versión breve cada mañana.

• Cinturones abrochados siempre que el autocar esté en movimiento; no se permite permanecer de pie en el pasillo.
• Mochilas debajo de los asientos o en el portaequipajes superior; el pasillo debe estar despejado en todo momento.
• El acompañante delantero señala las salidas de emergencia.
• Qué hacer si alguien se separa del grupo en una sede: ir al punto de reunión indicado, no dirigirse solo al autocar y no abandonar la zona de la sede.
• El número de teléfono del líder del grupo debe estar escrito en una tarjeta que lleve cada estudiante, junto con el nombre y la dirección del hotel en japonés.
• Hidratación: a finales de septiembre, en Aichi hay entre 20 y 30 °C y humedad. Llevad botellas de agua en el autocar y rellenadlas en cada parada.
• La lista de medicamentos debe estar en manos del responsable médico, no dentro de las mochilas de los estudiantes en el compartimento de equipaje.

Paso 4: Márgenes de llegada según la sede

Los organizadores piden a los espectadores que utilicen el transporte público; los autocares privados necesitan un punto de bajada acordado previamente y el aparcamiento no está garantizado. Por eso, el autocar deja al grupo en un lugar acordado y los estudiantes caminan hasta la entrada. Incluye en cada llegada tanto ese recorrido como el tiempo de cola.

Todos los tiempos por carretera dependen del tráfico. Los márgenes son una recomendación nuestra, no de los organizadores; un grupo de estudiantes avanza despacio por los controles de seguridad y los baños. Para las ceremonias de apertura o clausura, añade mucho más tiempo: cada asistente está registrado por adelantado y se comprueba su identidad en la entrada.

Paso 5: Paradas para comer que funcionan con 40 estudiantes

Dar de comer a un grupo escolar dentro de una sede es lento y caro. Estas opciones funcionan bien con un autocar:

• Comida para llevar preparada por el hotel y consumida en el autocar antes de la bajada. El autocar se convierte en el comedor, con una bolsa para la basura junto a la puerta.
• Picnic en Meijo Park, junto al Castillo de Nagoya, después de una mañana en IG Arena.
• Galería comercial de Osu para una hora supervisada de puestos de comida económicos, con una hora y un punto de reagrupamiento fijados de antemano.
• Zonas de restauración cerca de la localidad de la sede para los días fuera de la ciudad; pide al operador que te sugiera dónde puede parar el autocar.

En Japón se paga en yenes; aunque las tarjetas se aceptan en muchos establecimientos, conviene confirmar los métodos de pago y llevar algo de efectivo para puestos pequeños o compras rápidas. Evita planificar el almuerzo en un intervalo de 30 minutos. Nada que implique a estudiantes tarda solo 30 minutos.

Paso 6: Complementos educativos que encajan en los huecos

• Toyota Commemorative Museum of Industry and Technology (Nagoya): de los telares a los automóviles, medio día.
• SCMAGLEV and Railway Park (Kinjo-futo): la historia del Shinkansen, ideal después de una mañana por la zona del puerto de Nagoya.
• Castillo de Nagoya y Hommaru Palace: bloque de historia antes de una sesión en el cercano IG Arena.
• Toyota Kaikan Museum en Toyota City: las visitas a la fábrica requieren reserva previa, así que organízalas con varias semanas de antelación si quieres incluir la parte industrial.
• Ghibli Park (Nagakute): las entradas con horario se agotan; considéralo un problema de reserva independiente.

Las entradas para atracciones con horario pueden organizarse a través de nuestra página de entradas para atracciones en Japón.

Día de llegada: de Centrair al hotel

Si el grupo llega en avión al Chubu Centrair International Airport (en una isla de Tokoname, a unos 40 km al sur de Nagoya, entre 45 y 60 minutos por carretera), el autocar puede encontraros allí. Centrair no figura en la lista de traslados de precio fijo de OlaChill, así que incluye los datos del vuelo en la misma solicitud de presupuesto que el resto del viaje. Los requisitos de visado y entrada dependen del pasaporte de cada viajero; compruébalos con las autoridades japonesas antes de confirmar el viaje, especialmente si el grupo reúne nacionalidades de España y distintos países de Latinoamérica.

Cómo reservar con OlaChill

Envía las fechas del viaje, el número de estudiantes y acompañantes, el hotel, los datos del vuelo y las sesiones a las que pensáis asistir mediante el formulario de presupuesto para autobús chárter; recibirás una respuesta en un plazo de 24 horas, y especificar que se trata de un grupo escolar nos ayuda a calcular el autocar con asientos libres. Pide por escrito las condiciones de cambio; los viajes escolares cambian, y debes saber cuánto costará antes de firmar.

Preguntas frecuentes

¿Debemos ocupar todos los asientos del autocar?

No. Deja asientos libres para un estudiante enfermo, el material y el desplazamiento de los acompañantes. Si sois 45 en total, el vehículo adecuado es uno de 53 plazas, no uno de 44.

¿Puede el conductor ayudar a supervisar a los estudiantes?

No. El conductor es responsable del vehículo y de la carretera. La supervisión corresponde por completo a los acompañantes, así que planifica las proporciones como si el conductor no estuviera allí.

¿Con cuánta antelación deben llegar los estudiantes a una sede?

Planea que el grupo baje del autocar al menos 90 minutos antes de una sesión dentro de la ciudad, 2 horas más el trayecto para Toyota u Okazaki, y mucho más para las ceremonias con controles de identidad. Consulta las páginas oficiales de cada sede para comprobar los horarios de apertura de las puertas.

¿Dónde espera el autocar durante la sesión?

En un lugar organizado por el operador, no en la puerta de la sede. El aparcamiento en las sedes de los Juegos es limitado y no está garantizado. El grupo camina entre el punto de bajada y la entrada, así que inclúyelo en tu evaluación de riesgos.

¿Qué deben llevar los estudiantes encima?

Una tarjeta con el número de teléfono del líder y el nombre y la dirección del hotel en japonés, su entrada, un documento de identidad si la sesión lo exige, una botella de agua y una chaqueta impermeable. Todo lo demás se queda en el autocar.